Pendampingan Penyusunan Standard Operating Procedure (SOP), Tata Naskah Dinas, dan Manajemen Kearsipan di Pemerintah Desa Sambirejo Kabupaten Kediri

Abstract

Penyelenggaraan tata kelola administrasi pemerintahan desa yang profesional, akuntabel, dan transparan merupakan instrumen mutlak dalam mewujudkan pelayanan publik yang prima. Pengabdian kepada masyarakat ini bertujuan untuk mengurai dan menyelesaikan hambatan tata kelola administrasi di Kantor Pemerintah Desa Sambirejo, Kecamatan Pare, Kabupaten Kediri. Permasalahan utama mitra mencakup belum adanya draf tertulis Standard Operating Procedure (SOP) pelayanan publik, ketidaksesuaian format surat-menyurat dinas dengan regulasi terbaru, serta penumpukan arsip dinamis akibat ketiadaan kode klasifikasi baku. Intervensi dilakukan oleh tim pengabdi melalui skema bimbingan teknis, forum perumusan alur kerja bersama, pelatihan penulisan surat dinas, serta pendampingan langsung penataan fisik arsip menggunakan sistem kartu kendali dan prinsip 5S (Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke). Evaluasi kompetensi yang melibatkan 30 perangkat desa menunjukkan peningkatan pemahaman kearsipan dan tata naskah dinas secara signifikan, dengan kenaikan nilai rata-rata dari 54 pada saat pre-test menjadi 82 pada post-test (peningkatan netto sebesar 26%). Restrukturisasi administrasi ini berhasil meminimalkan risiko maladministrasi, meningkatkan keteraturan dokumen pemerintahan desa, memangkas waktu penemuan kembali arsip dari 25 menit menjadi di bawah 3 menit, serta mempersiapkan kapasitas kelembagaan Desa Sambirejo menuju tata kelola berbasis digital secara berkelanjutan.